إعداد .. أحمد حسن

نحن الآن في مشهد مختلف مع تفشي فيروس كورونا، نحن بحاجة إلى التكيف مع الأمر بقدر الإمكان وبأسرع ما يمكن، لذلك يجب على جميع شركات وإدارات المحاسبة إجراء حوار، خاصة في أوقات الأوبئة الفيروسية وأزمات الصحة العامة الأخرى، حول كيفية الحفاظ على سير العمل بكفاءة خلال هذه الأوقات العصيبة.

من المحتمل أنت وزملائك الآن تعملون من المنزل، إذا لم يكن هذا عاديًا بالنسبة لك، فقد يتطلب الأمر إجراء بعض التعديلات ، لكن دعني أخبرك أنك تستطيع كمحاسب تنفيذ معظم مهام عملك إن لم يكن كلها، عن بُعد.

بالفعل فإن السلطات الصحية المحلية، في جميع أنحاء العالم، قد نصحت الشركات بتعليق العمليات في مقرات العمل الطبيعية لتقليل خطر انتشار المرض ، ولذلك يجب على الشركات، من أجل الصحة العامة وسلامة موظفيها، أن تعمل بهذه النصيحة وأن يكون لديها خطط طوارئ للحفاظ على سير العمل في حال عدم قدرة معظم، إن لم يكن جميع، الموظفين من الوصول إلى المكتب.

مع قرار الهيئة العامة للزكاة والدخل بتأجيل الموعد الأقصى لتقديم الإقرارات الضريبية إلى 30 يونيو أصبح لدى مُعدي الإقرارات الضريبية الوقت للتكيف مع الوضع والتأكد أن لديهم سياسات قوية للعمل عن بعد. ستكون تلك السياسات لا تقدر بثمن للحفاظ على سير عمل شركتك أو إدارتك بسلاسة عندما تضطر إلى جعل العديد أو جميع الموظفين تقريبًا يعملون من المنزل.

في هذه الحالة، يجب على شركتك تزويد الموظفين بجميع الأدوات والتدريب الضروريين لأداء وظائفهم من منازلهم، بالإضافة إلى القدرة على التواصل بشكل فعال مع زملاء العمل. لحسن الحظ، تجعل تطبيقات البرمجيات كخدمة (SaaS) من السهل على العاملين الوصول إلى برامجهم الأكثر استخدامًا من أي جهاز حاسوب تقريبًا، مما يعني أنه حتى إذا لم يكونوا على شبكة مكتبك، فلا يزال بإمكانهم الوصول إلى تطبيقاتهم وبياناتهم من المنزل.

طالع تقريرنا السابق عن كيفية العمل عن بعد

حيث تم إجراء تغيير كبير والمتمثل في العمل عن بُعد، حتى تلك الشركات التي لم يتم إنشاؤها لهذا الغرض أجرت تغييرات سريعة لتوفير ميزة العمل عن بُعد. قد لا يكون هذا الحل مثاليًا وقد يتطلب الأمر إجراء بعض الأعمال، لكن الأمور تسير بشكل جيد حتى الآن. هناك حل آخر يتمثل في فتح معظم المكاتب في جميع الأوقات خلال الليل بحيث يمكن الحصول على البريد وفحصه وإرساله إلى المُعدِّين الذين يعملون من المنزل. تمتلك كل شركة تقريبًا بوابة آمنة، مما يجعل عمليات النقل سلسة جدًا.

يبدو أن العملاء قد تكيفوا بشكل جيد، مع العديد من عمليات المسح الضوئي للبيانات وإرسالها باستخدام بوابات آمنة، أو إرسالها من خلال خدمات التوصيل السريع. هناك بعض الشركات التي طلبت من العملاء إرسال معلوماتهم إلى منزل الموظف بدلاً من مكتب الشركة.

امتلاك الأدوات المناسبة للمحاسبين للعمل عن بعد

تعتبر تطبيقات البرمجيات كخدمة (SaaS) هي المعيار الجديد. حتى البرامج الأكثر تخصصًا تنتقل إلى استخدام السحابة بحيث يتمكن المحترفون من أداء مهامهم من أي مكان. سواء كان المبرمجون يعملون على واجهة مستخدم البرنامج أو المهندسين الكهربائيين الذين يعملون على ملفات التصميم بمساعدة الكمبيوتر، فإنهم جميعًا قادرون على القيام بذلك من أجهزة الحاسوب المنزلية.

بالنسبة للمحاسبين الذين يعتمدون على الوصول المستمر إلى ملفاتهم، فإن الخدمة المستندة إلى استخدام السحابة ليست خدمة ذكية. إحدى الخرافات الشائعة حول مبدأ “تجنب استخدام الورق” هي أنه يمثل حظر كامل على الورق في مكتبك. بينما مصطلح “تجنب استخدام الورق” يعني القدرة على تبني التحول من العمليات التقليدية التي تستخدم الأوراق إلى عمليات تستفيد من المستندات الرقمية. سيستمر استخدام الورق في مكتبك دائمًا، لكن يمكنك الآن إنجاز العمل بمزيد من الكفاءة.

يمكن للنظام القائم على استخدام السحابة أن يسمح لك ولزملائك في العمل بإنجاز العمل من أي مكان تقريبًا. تتم حماية البيانات من خلال اتصالات مشفرة بخادم السحابة، لكنها بيانات سريعة ويسهل على المستخدمين الوصول إليها.

العمل في بيئة جديدة

لا شك أن المحاسبين العاملين لحسابهم الخاص معتادين على العمل من المكتب المنزلي، لكن بالنسبة للمحاسبين الذين اعتادوا العمل فقط من المكتب والتفاعل المستمر مع زملاء العمل، فقد تكون هذه التجربة جديدة تمامًا.

إن التواصل أمر حيوي عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد. من الضروري أن يكون لديك منصات للتواصل والتعاون والتي تتميز بسهولة الاستخدام وسرعة الاستجابة.

١- كن متاحًا: قم بتشغيل منصات التواصل الخاصة بك (مثل الرسائل الفورية والبريد الإلكتروني والهاتف). حافظ على تشغيل أصوات الإشعارات. إذا احتاج شخص ما إلى التحدث معك بشكل عاجل، فلن يمكنه الذهاب إلى مكتبك، لذا يجب أن تظل متاحًا عبر شبكة الانترنت. يجب عليك استخدام المنصات التي تمنحك القدرة على عقد اجتماعات عن بعد.

٢- تجنب القفز من السرير مباشرة إلى العمل: امنح نفسك بعض الوقت في الصباح للاستيقاظ وتناول وجبة الإفطار، وما إلى ذلك. تأكد عند بدء يوم عملك، أنك مستيقظ بالفعل.

٣- إنشاء مساحة عمل مخصصة: قم بإنشاء مساحة عمل خاصة بك في منزلك. سواء كان مكتبًا منزليًا، أو منضدة المطبخ أو على الأريكة، اجعله مكانًا للعمل واجمع كل ما ستحتاج إليه ويجب أن يكون هذا المكان خالي من عوامل التشتيت والإلهاء.

٤- قلل من عوامل التشتيت إلى الحد الأدنى: أوقف تشغيل التلفزيون. اغلق الباب. إذا كان لديك أشخاص وأطفال مهمون في المنزل، فأنت بحاجة إلى وضع بعض القواعد الأساسية مسبقًا خلال ساعات عملك. لا ينبغي لأحد إزعاجك ما لم يكن الأمر مهمًا. إذا كنت منجذبًا إلى أشياء معينة تشتت انتباهك، فقم بنقلها خارج الغرفة التي تعمل فيها، أو انقل مساحة العمل الخاصة بك.

٥- العمل من المنزل لا يعني أنه عمل منزلي: يسمح لك العمل من المنزل بالاستمتاع بوسائل الراحة في المنزل، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك القيام بالأعمال المنزلية أثناء ساعات العمل. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى إنجازه بشكل عاجل، خذ استراحة الغداء وأخبر مديرك بأنك ستكون غير متصل لفترة وجيزة.

٦- استمتع بوقت الاستراحة: من المفهوم أنك تفقد التركيز وتحتاج إلى بعض الراحة. انهض وتحرك قليلاً. تمدد، تناول وجبة خفيفة. فقط ضع في اعتبارك أنه إذا كنت تخطط للابتعاد عن الحاسوب لفترة طويلة من الوقت، فيجب عليك إخبار مديرك. عُد من الاستراحة بكامل تركيزك وجاهزيتك.

٧- تتبع إنتاجيتك: أنشئ سجلًا لإنتاجك اليومي، وهو ببساط عبارة عن سجل لكل ما أنجزته في ذلك اليوم. هذه طريقة جيدة لتتبع ما إذا كنت منتجًا في المنزل أم لا، وإذا كنت بحاجة إلى بذل المزيد من الجهد للحد من عوامل التشتيت.

العمل من المنزل هو أفضل طريقة للحد من تعرض الموظفين للإصابة بالمرض وأي نوع من حالات الطوارئ الصحية العامة. طالما لديك الأدوات المناسبة للتواصل والتعاون بشكل فعال، يمكنك العمل من المنزل تمامًا مثل العمل في المكتب.

الممارسة المهنية لإدارة الأعمال

أما فيما يتعلق بإدارتك أعمالك، فإن جميع المؤشرات تشير إلى أن الأعمال ستنخفض هذا العام، حتى عندما يهدأ تهديد فيروس كورونا. أعتقد أننا جميعًا لدينا عملاء إما فقدوا أعمالًا كبيرة هذا العام، أو تم إغلاق شركاتهم طوال مدة الوباء أو سينقطعون عن العمل. سيكون لذلك تأثير مباشر على إيرادات شركات المحاسبة. وفيما يلي بعض الاقتراحات:

• للاستجابة لهذا الوضع، نقترح عدم العمل لوقت إضافي خلال الفترة المقبلة فلن تعد بحاجة إلى العمل على الإقرارات التي عليها مبالغ مستحقة، ولا يجب علينا ذلك. يجب أن نركز طاقاتنا على العملاء الذين سيستردون أموالهم. سيؤدي ذلك إلى تقليل عبء العمل الفوري.

• اطلب من العملاء الدفع عند تسليم الإقرار إليهم. سيكون التدفق النقدي الخاص بك محدودًا، وهذه إحدى الطرق لتقليل بعض الضغط.

• إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين، حتى مع تقليل الوقت الإضافي، فاستخدمه لتقليل مخزون الأعمال المتأخرة والتي لم يكن بالإمكان إنجازها بسبب عدم إلحاح تلك المشاريع. حتى وإن لم تحصل على أموالك على الفور (ولكن عليك المحاولة)، فلن تكون هناك تكاليف إضافية حيث أنك تدفع رواتب الموظفين على أي حال.

• إذا كان عملائك مؤسسات غير ربحية، فمن المحتمل جدًا أن تنخفض إيراداتهم بشكل كبير. إذا قمت بالعمل أولاً واقترحت الحصول على نصف الأتعاب حتى انتهاء الأزمة، فسوف تستخدم الموظفين، وتحصل على النقود وتؤسس حسن النية التي ستفيدك عندما تتحسن الأمور.

• إذا انخفضت إيراداتك بشكل كبير ولا تمتلك الاحتياطيات الكافية ولا تريد تسريح أي موظف، يمكنك أن تطلب منهم تخفيض الرواتب طوعًا، لنقول 25 إلى 30%. تتمثل إحدى نتائج الوضع الحالي في تخفيض الإنفاق بشكل كبير – لا طعام، ولا ترفيه، ولا حفلات أو هدايا ، ولا ملابس جديدة، وخفض تكاليف الوقود والسيارات، وتخفيض نمط الحياة بشكل عام. هذا الوضع ليس ممتعًا وغير مرغوب فيه، لكنه واقع. لن يتسبب خفض الأجور في الكثير من المشقة للموظفين.

نحن ندير الأعمال ونحتاج إلى بذل قصارى جهدنا، ليست جهود مثالية، لكنها أفضل ما نستطيع. رغم أنه من الصعب خلال وقت الأزمة أن نفكر على المدى الطويل، إلا أننا يجب أن نفكر في الكيفية التي سنخرج بها من هذه الأزمة. سنحتاج إلى موظفينا، وسنحتاج إلى الأموال النقدية للعمل، وسنحتاج إلى الاستمرار في خدمة عملائنا.